檔案 法 施行 細則

第1條

本細則依檔案法（以下簡稱本法）第二十九條規定訂定之。

第2條

本法第二條第二款所稱管理程序，指依文書處理或機關業務相關法令規定
，完成核定、發文或辦結之程序。
本法第二條第二款所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或
因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書
、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、
讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

〔立法理由〕

一、新增第一項，明定本法第二條第二款所稱「管理程序」，以資明確。
二、現行規定順移至第二項。

第3條

各機關管理檔案，應依本法第四條規定，並參照檔案中央主管機關訂定之
機關檔案管理單位及人員配置基準，設置或指定專責單位或人員。

第4條

各機關依本法第五條規定，經該管機關核准，將檔案運往國外者，應先以
微縮、電子或其他方式儲存，並經管理該檔案機關首長核定。
前項檔案如屬永久保存之機關檔案，並應經檔案中央主管機關同意。

第5條

各機關依本法第六條第二項規定，將檔案中之器物交有關機構保管時，應
訂定書面契約或作成紀錄存查。

第6條

本法第七條第一款至第七款所定檔案管理作業事項用詞，定義如下：
一、點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。
二、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。
三、編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製
    成檔案目錄。
四、保管：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他
    方式儲存後，分置妥善存放。
五、檢調：指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由
    檔案管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提供參閱。
六、清理：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限
    之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。
七、安全維護：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、
    失竊、無法讀取及辨識內容等，而採行之防護及對已受損檔案進行之
    修護。

〔立法理由〕

檔案除紙本外尚包含電子影音檔案及原生性電子檔案等，衡酌電子檔案特
性，鑑於部分儲存檔案的電子媒體外觀完好，卻無法開啟，或檔案得以開
啟未必可辨識檔案內容，爰修正第七款文字，以確保電子檔案之可讀性。

第7條

各機關辦理本法第七條所定檔案點收、保管及檢調作業規範，由檔案中央
主管機關定之。

第8條

各機關檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次。

第9條

各機關設置檔案典藏場所及設備，應參照檔案中央主管機關訂定之檔案庫
房設施基準等相關規定辦理。
各機關管理維護檔案，應參照檔案中央主管機關訂定之檔案保存相關規定
，防止蟲、鼠、水、火、煙、光、熱、塵、污、黴、菌、盜及震等之損壞
。

〔立法理由〕

考量檔案保存技術發展快速，為維法規修訂彈性，業將相關技術作業面與
操作流程併入機關檔案管理作業手冊，以適時更新，且檔案保存技術規範
業於九十八年十月二十七日停止適用，爰配合修正第二項文字。

第10條

各機關依本法第八條規定編製之檔案目錄，應符合檔案中央主管機關訂定
之檔案分類編案規範及檔案編目規範，並每半年依下列規定，送交檔案中
央主管機關備查：
一、中央一、二級機關，均由各該機關送交。
二、中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。
三、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會，均由各該
    機關送交。
四、直轄市政府所屬各機關，均層報由直轄市政府彙整送交。
五、縣（市）政府所屬各機關及其他各地方機關，均層報由縣（市）政府
    彙整送交。
前項檔案目錄之送交，於機密檔案目錄，不適用之。
第一項第一款所定中央一級機關如下：
一、總統府。
二、行政院。
三、立法院。
四、司法院。
五、考試院。
六、監察院。
七、國家安全會議。
第一項檔案目錄之編製及送交，應以電子方式為之；其格式及實施期程，
由檔案中央主管機關定之。

〔立法理由〕

一、按行政院第三六０六次院會決議，自一百零八年起將省級機關預算歸
    零，員額與業務亦自一百零七年七月一日起分別移撥至相關機關，爰
    刪除本條第一項第三款及第四款之省政府、省諮議會等文字。
二、另，依國民大會組織法第十四條規定，原國民大會秘書處業務，自民
    國九十二年五月二十日起，由立法院承受之。為符實務運作情形，爰
    刪除第三項第一款，其餘款次順移。

第11條

檔案中央主管機關依本法第八條第三項規定彙整之國家檔案目錄及機關檔
案目錄，應每半年依下列方式之一公布：
一、利用電信網路傳送或其他方式供公眾線上查詢。
二、刊載於政府出版品。
三、提供公開閱覽、抄錄或複製。
四、其他足以使公眾得知之方式。

第12條

各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。
前項檔案屬永久保存者，應於本法施行後五年內完成；屬定期保存者，應
於本法施行後七年完成。

第13條

各機關檔案有下列情形之一者，應辦理檔案保存價值鑑定；檔案中央主管
機關因受贈、受託保管或收購私人或團體所有珍貴文書認有必要者，亦同
：
一、訂（修）定檔案保存年限區分表，認有必要。
二、辦理檔案移轉。
三、辦理檔案銷毀認有必要。
四、檔案因年代久遠而難以判定其保存年限。
五、檔案因保存技術變更而有重新檢討保存年限之必要。
六、其他經檔案中央主管機關認有必要。
檔案中央主管機關就管有之國家檔案，必要時得辦理保存價值鑑定。
檔案保存價值鑑定規範，由檔案中央主管機關定之。

〔立法理由〕

一、第一項第一款依法制體例酌修文字。
二、現行第一項第二款有關檔案銷毀規定移列至第三款，又檔案應用指民
    眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之作業與程序
    ，對於申請案件之准駁，係以相關法令保密之規定及個人隱私等為判
    定依據，尚無涉檔案保存價值鑑定，爰刪除檔案應用產生疑義或發生
    爭議應辦理檔案保存價值鑑定之規定。
三、現行第一項第三款款次順移為第四款，並依法制體例酌修文字。因應
    實務作業需要，增訂第五款及第六款規定。
四、為維國家檔案辦理保存價值鑑定之彈性，爰修正第二項文字。

第13-1條

檔案中央主管機關得將國家檔案之管理及應用，委託其他機關（構）或民
間團體辦理。

第14條

公營事業機構移轉民營者，其永久保存之檔案應移轉檔案中央主管機關，
定期保存之檔案應報請該機構主管機關處理。
前項定期保存檔案之管理及應用事項，公營事業機構主管機關，必要時，
得委託其他機關（構）或民間團體辦理。

第14-1條

機關改制為公營事業機構者，其改制前檔案應移交該機關之上級主管機關
。
前項檔案之管理及應用事項，該上級主管機關，必要時，得委任所屬下級
機關（構）、委託其他機關（構）或民間團體辦理。

第15條

機關裁撤時，其永久保存之檔案應移轉檔案中央主管機關，定期保存之檔
案應移交上級主管機關或其指定之機關，或依規定辦理銷毀。
機關改組時，其所有檔案應移交至業務承接機關。
機關部分業務移撥他機關時，其有關之檔案應併同移交。

第16條

各機關依本法第十五條規定請求私人或團體提供資料，應以書面載明下列
事項：
一、請求依據。
二、請求目的。
三、複製方式。
四、授權使用範圍。
五、歸還日期。

第17條

依本法第十七條規定申請閱覽、抄錄或複製檔案，以案件或案卷為單位。
檔案內容含有本法第十八條各款所定限制應用之事項者，應僅就其他部分
提供之。
檔案應用，以提供複製品為原則；有使用原件之必要者，應於申請時記載
其事由。

第18條

申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應載明下列事項：
一、申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號
    。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營
    業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。
二、有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文
    件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘
    明其關係。
三、檔號、文（編）號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊
    。
四、申請項目。
五、申請目的。
六、有使用檔案原件之必要者，其事由。
七、申請日期。
前項申請，得以下列方式為之：
一、申請書簽章後，得親自持送、郵寄或傳真。
二、申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者，以電子
    文件向各機關指定之資訊系統為之。
三、於各機關網站或其他電子設備所建置之電子表單申請。

〔立法理由〕

一、為便利民眾申請應用檔案，爰將第一項第四款及第五款整併，移列至
    第三款，並增列可查詢該筆檔案之資訊，如文號或其他可供查詢檔號
    之資訊等；現行第三款移列為第四款，其餘款次順移。
二、為使申請書送達方式更加多元，且因應數位政府與網際網路之使用普
    及，新增申請書之傳遞方式，爰修正第二項規定。現行第二項前段移
    列為第一款規定，並明定書面之傳遞方式；現行第二項後段移列至第
    二款，並酌作文字修正；新增第三款規定，申請人得於機關網站或其
    他電子設備所建置之電子表單申請檔案，爰該申請應載明事項，不限
    於申請書全部列載，可透過線上申請機制，先後於系統相關作業表單
    登載，例如於系統登載申請人資料後，再行就所需檔案事項載明需求
    ，以符實務所需，並便捷民眾申請。

第19條

各機關對於前條申請案件，認其不合規定程式或資料不全者，應通知申請
人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請。
本法第十九條所定之三十日，於前項情形，自申請人補正之日起算。

第20條

本法第十九條所定之書面通知，除駁回申請者外，應載明下列事項：
一、核准應用檔案之意旨。
二、檔案應用方式、時間及處所。
三、檔案應用注意事項及收費標準。
四、應攜帶相關證明文件。
申請人依第十八條第二項規定，以電子傳遞方式申請應用檔案或於申請書
上註明電子傳遞位址者，前項通知書，得以電子傳遞方式為之。

第21條

為推廣檔案應用服務，各機關除設置閱覽、抄錄及複製之處所外，並得視
業務需要，辦理下列事項：
一、諮詢服務。
二、展覽。
三、研究出版。
四、其他推廣事項。
各機關辦理前項應用服務，應注意維護公共利益及個人權益。

〔立法理由〕

一、參考服務係協助使用者查詢檔案及運用檔案以從事研究等事宜，惟實
    務上亦就使用者所提各項疑義提供諮詢服務，又查圖書館法第九條規
    定，與檔案服務相近之業務事項為「參考諮詢服務」，爰參考該業務
    用語，並兼顧檔案服務所需，爰修正第一款規定，另酌修第二款至第
    四款文字，以資明確。
二、為衡平公私法益之維護，新增第二項應注意事項。

第22條

因應用檔案知悉之檔案內容，應依相關法規保護規定使用之。

〔立法理由〕

基於確保使用檔案內容遵循相關法規保護規定，例如個人資料保護法、著
作權法、營業秘密法及稅捐稽徵法等，爰酌修文字。

第23條

本法第二十二條所定國家檔案之開放應用，應依本法及檔案中央主管機關
所定之國家檔案開放應用要點辦理。
國家檔案因有特殊情形，無法依本法第二十二條規定於三十年內開放應用
者，原管理該檔案機關得敘明具體事由及擬延長開放之期限，由檔案中央
主管機關報請行政院核轉立法院同意。
前項三十年期限之計算，以案卷為單位，並以該檔案文件產生日最晚者為
準。

第24條

各機關檔案管理單位應定期列表，統計歸檔、立案、編目、保管、檢調應
用及清理等檔案管理情形。

第25條

各機關文書檔案管理資訊化作業，應依檔案中央主管機關及相關主管機關
之規定辦理。

〔立法理由〕

依文書處理手冊規定，各機關文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，
爰將文書納入規範，明定各機關應依檔案中央主管機關及相關主管機關之
規定辦理。因業已整合後段之意旨，爰刪除後段規定。

第26條

（刪除）

〔立法理由〕

一、本條刪除。
二、本條文係考量檔案法施行之初，本局慮及各機關(構)對於檔案管理相
    關法規較不熟稔，為協助其調整內部作業規定而訂定。鑑於檔案法施
    行迄今，檔案法規及各項作業指引已逐步齊備，並有檔案管理輔導、
    教育訓練、考評及獎懲等配套機制，足以支持機關建立自主管理規範
    ，現行機關檔案管理法規備查機制已無實益。復以於實務作業上發現
    ，愈來愈多上級機關已訂定適用於所屬之檔案管理相關規定，惟所屬
    機關(構)誤認各機關均應訂定檔案管理相關規定，造成重複作業情形
    ，徒增無謂之行政作業程序，爰刪除本條。
三、本條文刪除後，機關於實務作業上如有需求者，仍可於符合檔案法相
    關規定下，自訂規定，惟毋庸報送檔案局備查。

第27條

中央二級機關及直轄市、縣（市）政府對於所屬機關檔案管理情形，應定
期辦理考評及獎懲。
檔案中央主管機關應對各機關檔案管理作業，實施必要之輔導、訓練及評
鑑；經評鑑績優者，得予獎勵，並公開表揚。

第28條

本細則自本法施行之日施行。
本細則修正條文自發布日施行。