存 證 信函 寄 件 人 2 人

第 三 章 郵件之特別處理

第 八 節 存證信函

各類國內掛號信函交寄時，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，
為存證信函。
存證信函限在辦理該項業務之郵局交寄。但得寄至國內任何郵遞通達之地
方。
存證信函除在封面黏貼普通郵資、特別處理資費及回執費外，應另付存證
費，用郵票黏貼於郵局保存之副本上，以郵戳蓋銷之。
存證費由郵政總局定之。

存證信函應依左列規定交寄：
一、使用郵局存證信函用紙或其他同格式紙張書寫。
二、用本國文字，得加註標點符號或阿拉伯數字。但信內述及之外國人名
或事物名稱必須引用原文者，得用外國文字書寫。
三、用不脫色筆或打字機複寫，或書寫後複印、影印，每格限書一字，均
需色澤明顯，字跡端正。
四、信內之寄件人及收件人姓名，地址與封面所書相同。
五、信內如有附件，以與存證信函本身有關文件為限，文件以外之物品不
得附寄。正本具有附件者，副本亦須備附件，如無法製備者，應以照
片或影印本代替。
六、存證信函正副本文字，如有塗改增刪，應於正副本之末註明「在某頁
某行第幾格下塗改增刪若干字」字樣，加蓋寄件人印章。但塗改增刖
每頁不得逾二十字。

存證信函應由寄件人作成正本一份，副本二份，並簽名或蓋章。
前項副本經郵局核對內容無誤後，即加註證明文字、日期，編列號數，加
蓋郵戳，並於正副本之騎縫處同時加蓋郵戳，以正本當場封入寄件人備就
之信封，作為掛號或報值信函附同回執寄出，其副本一份交還寄件人，一
份由郵局存證。
正副本經郵局核對內容不符者，退還寄件人另繕或更正之。
寄件人不願自留副本者，得僅作成副本一份。如需增加副本由郵局證明者
，增加之份數每份按存證費減半交付。

存證信函如同時交寄兩件以上，其內容完全相同，僅收件人姓名、地址不
同者，得作成總副本二份，並將各收件人姓名地址另紙聯記，一併交與郵
局。
依前項交寄之存證信函，除第一件外，餘件按存證費減半收費。
寄件人不願自留副本者，得僅作成總副本一份。

存證信函存局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。

存證信函存局之副本，在郵局保存期內，寄件人得交驗原執據，申請查閱
或另具副本申請證明。如原執據遺失或喪失，無法交驗者，應提供其本人
身分證明文件。如收件人能提供相關掛號號碼及身分證明文件證明其確為
收件人時，亦得申請另給副本證明。
前項申請查閱或申請證明者，須按申請時現行存證費半數交付查閱費或證
明費，用郵票黏貼申請書上，以郵戳蓋銷之。
申請證明而內容不符者，郵局應拒絕證明，其證明費不予退還。

存證信函在未投交收件人以前，遇有遺失或喪失而其原因非可歸責於寄件
人者，寄件人得交驗原執據，補繕正本，由郵局重行證明，免費遞送。

存證信函經郵局收寄後，除依規定申請撤回外，寄件人不得申請更改收件
人姓名及地址。其須按新地址重行交寄者，由寄件人重新繕具正副本並另
付郵資及存證費，作另一存證信函交寄；因無法投遞經退還寄件人之存證
信函，須按新地址重行交寄者亦同。

寄件人依規定申請撤回存證信函，得將存局副本同時撤回。但作成總副本
而存證信函僅撤回一部分者，其存局總副本不得一併撤回。

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存證信函

如何寄發存證信函？

寄發存證信函應至郵局指定窗口辦理。於寄發前，應注意下列事項：
1.若存證信函超過二張時，只須在第一張寄件人及收件人處書寫姓名及地址，並於寄件人姓名下蓋章，兩張用紙間並應加蓋騎縫章，寄件人有二人以上時，均須於騎縫處蓋章。
2.寄發存證信函時，因為一份需由寄件人留存、一份由郵局留存、一份寄予收件人，故須準備一式三份。如寄件人或收件人不止一人，每多一寄件人或收件人均須多準備一份。
3.存證信函內如有修改處，均須於修改處蓋章。

發佈日期：0000-00-00

延伸閱讀：存證信函未妥善留存，得如何查詢？

執業以來，經常被問到：存證信函要怎麼寫？有存證信函的範本嗎？寄存證信函的流程？如果對方拒收存證信函怎麼辦？存證信函無人招領、被退回，還有效嗎？收到存證信函怎麼辦？一定要回應嗎？

因此，決定寫篇文章幫大家解答以上各種疑惑。

首先，先來了解存證信函是什麼？有什麼效力？什麼時候應該要寄存證信函？

寄存證信函時，需要準備一式三份，採用雙掛號寄出，其中一份寄件人自己留存、一份會留在郵局、最後一份寄給收件人，日後要是發生訴訟，寄件人就可以透過存證信函上的寄信日和內容，作為其已將特定內容告知收件人的證據。因此，所謂存證信函，就是將雙方間的溝通過程作為證據保存的文書。

法律上沒有規定存證信函具有特別的效力。只是寄件人選擇用存證信函正式告知，通常已經預見將來可能採取進一步的法律行動，準備拿存證信函當作證據，所以存證信函經常帶有警告的意味。要是收到存證信函，千萬不要直接忽略，建議依存證信函的內容進行必要的回應。

什麼情況下，會需要寄存證信函呢？
原則上沒有任何的限制，只要希望寄件人藉由存證信函達到警告、或保存告知的證據的目的，都可以寄存證信函。常見的情況，像是：
(1)限期要求對方履行義務、出面協商或一定的作為（例如最近高端疫苗對於媒體近日報導其產線像家庭代工，高端疫苗就發存證信函要求該媒體網路新聞立刻更正並下架該不實報導）；
(2)向對方提出請求（例如請求還款、給付貨款）或行使權利（例如解除契約）；
(3)通知對方已經完成某項特定事物（例如通知已為對方辦理提存）等。

存證信函怎麼寫？

一.格式方面：
可以到郵局臨櫃購買存證信函的紙張，直接手寫；
也可以在郵局網站下載存證信函檔案，以電腦打字完成。

二.內容方面，主要注意以下原則：

1. 明確特定存證信函所涉及的事項（例如：究竟是針對哪一筆借款、哪一個專案）
2. 清楚、完整地表達己方訴求（例如：希望對方在何時、完成什麼事）
3. 內容精簡、注意用字遣詞，切勿寫出對自己不利的內容。
   因為自己寄出的存證信函，也可以被對方拿來作為證據使用，所以得要特別注意內容，針對必要事項加以說明即可，避免長篇大論，以免將來拿存證信函作為反駁自己或攻擊自己的證據，反倒成為訴訟上的弱點。

三.存證信函有範本嗎？照抄範本好嗎？
網路上雖然有很多存證信函的範本，但除非案例事實完全相同，否則不建議直接照抄範本內容。畢竟雙方走到要寄發存證信函／收到存證信函的地步，後續很可能產生訴訟，那麼最好事前推演後續可能的發展情形、評估雙方的訴訟資源，通盤擬定訴訟策略，再決定實際撰寫的方向、內容和寄出的時點。
另外，存證信函將來可能作為證據使用（不論是作為己方或被對方作為證據），所以不但需要謹慎選擇用詞，保護好自己，也可以透過寄發存證信函誘導對方回應、設法取得更多資訊或證據，進一步調整後續的訴訟策略。因此，建議和律師充分討論後，再委由律師援引相關的法條、證據，撰寫完善的存證信函會比較好。

四. 存證信函怎麼寄？

1. 份數：
   依照收件人數，再加上寄件人留存的１份、郵局存證１份。
   舉例：若收件人３人（正本收件人１人、副本收件２人），則總共準備５份。
2. 蓋章：
   寄件人要在存證信函首頁右上角蓋章（法人要蓋大小章）。若存證信還有兩頁以上，每一頁之間蓋上騎縫章。
3. 寄交：
   郵寄前可以先準備好信封（一般信封即可、每一個收件人一個信封）。向郵局窗口表示要寄存證信函，等窗口核對數份存證信函的內容都相同、登記好存證號碼後，就可以裝進信封裡，稍後郵局會以「掛號附回執」的方式寄出。
4. 收件地址：
   最好同時寄送收件人的戶籍地址和通訊地址。
5. 費用：
   (1)存證信函本身的費用：
   存證信函的費用第一頁50元，續頁每頁或附件則是每張30元。
   (2)郵資：
   根據信件重量和地區不同（註：存證信函也可以寄送到國外）。
   (1)+(2)就是寄存證信函的費用了。

五. 保存好回執卡：
等郵局把存證信函寄給收件人，郵局會將回執寄回寄件人。寄件人要把掛號回執收好，將來可以作為對方已經收到存證信函的證明。

六. 郵局會保留存證信函多久？
郵件處理規則第 34 條第 2 項規定，自交寄日起，由郵局保存３年，期滿後銷燬之。在郵局保存期限內，寄件人得交驗原執據，申請查閱留存在郵局的存證信函副本（郵務營業規章第117條)。

存證信函被退回怎麼辦？

完整保留遭退回的存證信函，不要拆封。郵局會在退回信件的信封上蓋印並註記退件的理由（例如：查無此人、遷移不明、地址欠詳、查無此址拒、收等）。

1. 【查無此人、遷移不明、地址欠詳、查無此址】：
   若無法查到收件人的正確收受地址，則可以把被退回的存證信函作為「應送達處所不明」的證明，向法院聲請公示送達。
   
2. 【收件人拒收存證信函】：
   法院實務見解認為信件既然處於對方可以支配的範圍、對方隨時可以接受，則應該認為信件內容已經送達而發生效力，不會因為收件人故意不收而有所影響（參考資料：最高法院86年度台抗字第628號裁定）。
   不僅如此，通常在訴訟上會把拒收存證信函的行為，作為收件人惡意逃避或避不出面的佐證，影響法官的心證。
   
3. 【因逾期招領而退回】：
   最高法院延續前述「信件已經進入收件人的支配範圍，收件人可以隨時了解內容的狀態」的理論，認為：
   原則上，當招領通知單貼在收件人的住居所或營業地址時，可以合理期待收件人會前往郵局領取信件，處於收件人可以隨時了解內容的狀態，所以應該讓寄件人的意思表示發生效力（即便收寄人沒有實際領回信件、甚至信件因為逾期招領而遭退回），以免收件人刻意逾期前往郵局領取信件，刻意讓信件無法送達。
   例外在收件人可以證明客觀上有不能領取郵件之正當事由時，才會不發生送達的效果。

   結論：收到招領通知時，別以為不去領就沒事了。當招領通知貼上的那一刻，法院原則上就當作收件人已經收到信了，所以要記得時常收信、收到招領通知，要趕緊到郵局領回信件呀！

   （參考資料－最高法院109年度台上大字第908號裁定新聞稿：
   民法第 95 條第 1 項關於非對話意思表示之生效時點，係採達到主義。所謂達到，係指意思表示已進入相對人之支配範圍，置於相對人隨時可以了解其內容之客觀狀態。掛號郵件招領通知單雖非表徵意思表示之郵件本身，惟依郵件處理規則第 50 條第 1 項規定，可知掛號郵件通知招領前，必經郵務機關按址投遞而無法投遞，始製作招領通知單通知招領郵件，如該招領通知單經置於相對人之住居所或營業所，依一般社會觀念，可期待相對人受通知後，於郵局營業時間前往領取郵件，該郵件自斯時起進入相對人之支配範圍，置於相對人可隨時了解內容之狀態，應認表意人之意思表示已到達相對人而發生效力，不以相對人實際領取郵件為必要，亦與該郵件事後是否經招領逾期退回無涉，並可避免相對人以任意性行為左右非對話意思表示效力之發生時點。惟基於相對人並非掛號郵件之發動者，其如能證明受招領通知時客觀上有不能領取郵件之正當事由，自不在此限，以兼顧其權益。）

收到存證信函怎麼辦？一定要回應嗎？有回覆期限嗎？可以不理會存證信函嗎？

雖說存證信函只是寄件人的主張，收件人並沒有回應的義務，即便置之不理，不會違法，也不會有罰則。但收到的存證信函內容若與事實不符，不予理會、未予以反駁／澄清，將來訴訟時，便可能會被對方指控是惡意逃避或默認存證信函的內容，影響法官的心證，所以如果收到存證信函，建議及時回應比較妥當。

至於回應的格式不拘，要使用一般書信、電子郵件或通訊軟體都可以，但考量雙方既然有可能發生訴訟，將來可能得上法院釐清事實、解決紛爭，建議同樣以存證信函回覆、留存證據會比較合適。

作者介紹

執業律師，服務範疇包含撰擬各類法律文件、契約審閱、見證、商務糾紛處理、企業法令遵循諮商、民刑事訴訟等。 禾鈺法律事務所 電話：02-2697-1287 地址：新北市汐止區新台五路一段93號26樓 電子郵件：[email protected]

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