Show △董事會議以視訊方式召開議事錄記載疑義 一、按公司法第183條第4項規定，股東會議事錄應記載事項包括「場所」；同法第207條第2項規定，董事會議事錄準用上開第183條之規定。是以，董事會議事錄應記載會議場所，合先敘明。 二、另公司法第205條規定董事會採行視訊會議方式進行，而無董事親自出席集會時，有關議事錄會議場所之記載，得載明某一特定與會者（如主席）之「實際所在地」或記載該次視訊會議所使用之連結及識別方式作為會議場所。 三、惟公開發行股票之公司，如其董事會之召開採視訊會議者，其議事錄之會議地點得直接敘明採視訊進行，惟應依「公開發行公司董事會議事辦法」第18條第3項規定及金融監督管理委員會「公司治理問答集─董事會議事辦法篇」第8題說明辦理，亦即以視訊會議召開董事會者，其視訊影音資料為議事錄之一部分，爰應同時錄音與錄影，且該視訊影音資料呈現方式，須注意應能清楚呈現各董事與會情形、其發言內容及會議完整過程等，俾符合董事會議事辦法第17條規定有關議事錄應詳實記載之意旨，避免日後衍生爭議為原則(金融監督管理委員會110年7月5日金管證發字第1100140327號函參照，如附件)。 （經濟部110年7月19日經商字第11000641250號函）疫情期間各公司日常營運並不中斷，雖然股東會目前暫緩召開，維繫公司運作的「董事會」卻有召開之必要。為免人與人之直接接觸以及溝通討論之順暢，可預期原本實體召開董事會之公司會考慮將董事會改為線上召開，但是對公司線上召開董事會有所疑問。三個關鍵問題
近 日來本土新冠病毒疫情延燒，中央流行疫情指揮中心明文規定禁止室內5人以上之聚會，因應疫情嚴峻，為避免群聚，司法院發布除了具時效性、緊急性及其他認有即時處理必要的案件外，各級法院暫緩開庭，金融監督管理委員會及經濟部分別發布公司股東會全面延後召開等公告。 部分企業單位亦為減少員工通勤、辦公室群聚的風險，以線上會議取代實體開會，採取居家上班的應變方式。然而，疫情期間各公司日常營運並不中斷，雖然股東會目前暫緩召開，維繫公司運作的「董事會」卻有召開之必要。為免人與人之直接接觸以及溝通討論之順暢，可預期原本實體召開董事會之公司會考慮將董事會改為線上召開，但是對公司線上召開董事會有所疑問。 公司得否線上召集董事會呢？如果可以線上召集，又有哪些事項是必須注意的呢？重要的是，如果沒有依照法定程序或方法召集董事會，又會有怎麼樣之效果呢？本文將於下文做簡單討論。 執行線上董事會的常見問題(一) 董事得否線上出席董事會？依照公司法第205條第2項規定：「董事會開會時，如以視訊會議為之，其董事以視訊參與會議者，視為親自出席。」也就是法令明文允許董事會以視訊會議的形式召開。早在民國90年公司法修正時，立法者即認為電傳科技發達，以視訊會議方式從事會談，亦可達到相互討論之會議效果，與親自出席無異，而明文允許董事會議以視訊會議方式召開。事實上，在全球新冠病毒爆發之前，實務上早已常見因為董事常居海外各地，無法齊聚開會，而採取線上視訊會議之方式召開董事會。然而，線上會議之召開雖然經過法律明文允許，實際執行時，除了需確保通訊軟體順暢無礙外，也不乏其他應特別注意的要點。
(二) 其他執行上應注意事項
董事會程序違法可能造成的效果與後續影響關於股東會程序上的違法，公司法第189條及第189之1條明文規定，股東得自決議之日起三十日內，訴請法院撤銷其決議。然而，就董事會的程序違法，則沒有相類似的明文。惟大多數實務認為，股份有限公司設立董事會之趣旨，在使全體董事經參與董事會會議，互換意見，詳加討論後，決定公司業務執行之方針。因此，公司法關於董事會之召集程序及決議方式規定，俾利全體董事出席董事會，及議決公司業務執行之計策。且董事會是公司的權力中樞，為了充分確認權力的合法、合理運作，及其決定之內容最符合所有董事及股東的權益，應該要嚴格要求董事會的召集程序、決議內容均須符合法律規定。故董事會召集程序及決議方式，違反法令或章程時，其所為決議，應屬無效。值得注意的是，倘公司股東會係本於董事會無效之決議所召集，多數實務即認為該股東會之召集有程序上的瑕疵
7，股東得依公司法規定訴請撤銷股東會決議，也就是說，除非該股東會決議係經法院判決撤銷，否則該股東會決議將持續有效。 然而，並不是所有的判決，都認為董事會一發生程序上的違法，就屬於無效。舉例來說，實務上曾有董事，並未依法以「視訊」方式參加董事會，而僅以「電話」方式參加董事會－如上所述，此種方式為主管機關所不允許，然而本案法院認為 8，董事會雖未以面對面會談之視訊會議方式進行，惟未到場之董事倘已經由其他科技設備得與在場其他董事即時交換意見，參與討論，對該決議方法之瑕疵並無異議而參與決議，自不得再以相同事由主張該董事會決議為無效。此外，全體董監事倘皆已應召集而出席或列席董事會，對召集程序之瑕疵並無異議而參與決議，尚難謂董事會之召集違反法令而認其決議為無效。因此駁回原告請求撤銷該董事會召集之股東會決議之訴。意即，除了考量程序是否合於法令外，法院於判斷董事會決議是否無效時，還會將董事在會議過程中是否實際上充分交換意見、參與討論，列為考量之要點。 三級警戒禁止群聚，線上舉辦「董事會」和「股東會」該注意哪些事？ Photo Credit: 中央社
我們想讓你知道的是由於疫情影響，為避免群聚，許多股東會議也改以線上舉辦或延期，在這樣的形式下，董事會議事錄是否需要全體出席董事之簽名？董事、監察人任期屆滿應如何改選？對公司經營又可能帶來什麼影響呢？ 文：陳健豪律師 受到COVID-19之影響，許多台灣企業目前採取遠距辦公或分流出勤之措施，以避免發生群聚感染的效應。不過，此等措施帶來的衝擊即是公司人員將無法如往常一樣面對面地完成公司事務。 在這樣的狀態下，是否會衍生《公司法》之相關法遵風險？特別是公司應該如何合法地完成會議？以下即彙整公司在疫情下的會議召集過程中可能面臨的《公司法》問題，並提供相關分析說明，以供各公司參考。
依《公司法》第207條第1項，董事會之議事應作成董事會議事錄。而依《公司法》第207條第2項準用第183條，董事會議事錄僅需要主席簽名或蓋章。因此就「議事錄」本身而言，只需要主席（通常為董事長）之簽名或蓋章即可。 而除了議事錄之外，一般公司均另會備置「簽名簿」供出席董事簽名。就此，如董事會屬於非面對面進行會議之情況，董事是否仍需於簽名簿上簽名？以下區分狀況說明之： （1）視訊會議 由於以視訊方式出席董事會之董事現實上仍然未親臨董事會現場，因此解釋上該董事並無法於簽名簿中簽名。就此，目前實務上之作法是由公司在「議事錄」中記明該董事以視訊方式出席董事會，並再於「簽名簿」中該董事之簽名欄位註記「以視訊方式出席會議」，以替代該董事之簽名。 （2）書面行使表決權而不實際集會 以書面行使表決權即表示董事會根本未實際集會，因此自然不存在簽名簿，從而不會有出席董事是否應簽名之問題。但議事錄中，仍應明確記明該次董事會是以書面方式行使表決權而未實際集會。 附帶說明，依《公司法》第183條規定，股東會應製作議事錄，但議事錄內並不需要記載出席股東之姓名（一般而言僅會記載出席股權之總數，以確認是否符合《公司法》規定之股東會定足數門檻）。另外，股東會通常亦會備置「簽名簿」供出席股東簽名，但如董事會之說明，未親臨股東會現場之股東本無法於簽名簿中簽名，因此公司僅需按照實際狀況記載於簽名簿中即可（例如股東以視訊方式出席股東會、股東以書面或電子方式行使表決權等）。
由於疫情之影響，公司可能實施分流出勤，導致本應於文件上簽名之人無法在短時間內完成手寫簽名。此時為縮短時程，公司可能會採用電子簽名之方式，使需要簽名之人可立即於線上就特定文件完成簽名。 而如前所述，不論是董事會議事錄或股東會議事錄，《公司法》均要求主席應於其上簽名或蓋章。於此產生之疑問即為：董事會或股東會之主席可否於會後以電子簽名之方式完成簽名？ 就此，由於電子簽名為本人透過電子設備（例如滑鼠、觸控筆、觸控板等）完成之簽名，與手寫簽名之差別僅在於簽名工具不同而已，因此理論上只要電子簽名確實是本人所簽，其便應具有與手寫簽名相同之效力。 然而，目前主管機關對於簽名之方式仍持較為保守之態度，普遍不承認電子簽名之效力。因此，針對議事錄上主席之簽名方式，建議仍應採取手寫簽名之方式為之，或者蓋用主席印章取代簽名（如議事錄為辦理公司變更登記事項時之應備文件者，尤應注意）。 延後召集會議之相關問題
由於董事、監察人原則上是透過股東會決議選任，因此股東會若因疫情影響而無法召集時，即可能導致董事、監察人任期屆滿但仍無法改選之問題。 就此，依《公司法》第195條第2項及第217條第2項規定，董事、監察人任期屆滿而不及改選時，延長其執行職務至改選董事、監察人就任時為止。因此，公司若因疫情影響而無法召集股東會改選董事、監察人時，董事、監察人仍可繼續執行職務，直至公司於疫情趨緩後召集股東會選任出新任董事、監察人並就任為止。 附帶說明，若公司是由單一法人股東組織者，依《公司法》第128條之1第4項規定，董事、監察人即是由單一法人股東指派，因此不生無法召集股東會改選董事、監察人之問題。
依《公司法》第20條第1項、第228條第1項及第230條第1項規定，董事會應於每會計年度終了後編造財務表冊，並提出於股東常會請求承認（《公司法》第20條第1項亦有相同意旨之規定）。如未依規定提出，依《公司法》第20條第5項規定，公司負責人會被處新臺幣1萬元以上5萬元以下罰鍰。 不過，依據經濟部2021年5月20日之新聞稿說明，目前公司如因疫情影響而無法召集股東常會，得自行延期召開，不會受主管機關裁罰。因此，公司如因疫情延期召開股東常會，勢必亦會連帶影響財務表冊之承認時間。 就此，對於公司產生的主要影響如下：
盈餘分派或虧損撥補議案屬於應經股東常會決議承認之議案，因此在股東常會決議承認前尚不生效力，從而公司亦無法執行盈餘分派或虧損撥補。
依據《公司法》第231條規定，如財務表冊未經股東常會決議承認，董事及監察人之責任即不會解除（所謂「責任解除」之範圍，依據最高法院95年度台上字第1942號民事判決，解釋上限於向股東常會提出之會計表冊所揭載事項或自此等表冊得知悉之事項）。 附帶說明，若公司是由單一法人股東組織者，依《公司法》第128條之1第1項規定，股東會職權由董事會行使。而在董事會會議原本即可透過視訊會議進行之現行規定下，理論上單一法人股東組織之公司因疫情之影響無法如期召集會議，導致延後承認財務表冊之時間之情況，應不多見。 延伸閱讀
責任編輯：丁肇九 猜你喜歡 Tags： 雞蛋富翁4ni？！將來銀行x全聯，開戶就拿今年最有感豪禮Photo Credit：TNL Brand Studio
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